Od potrzeby do prototypu – czym są przedkomercyjne zamówienia publiczne (PCP)

Gdy na rynku nie ma gotowego rozwiązania, pomaga PCP: konkurencyjne zamówienie prac B+R prowadzące do prototypów. Jak wygląda ten proces w praktyce i kiedy warto po niego sięgnąć? Wyjaśniamy w tekście.

Zamawiający publiczni nie zawsze mogą skorzystać z gotowych narzędzi do realizacji swoich zadań. W takich wypadkach klasyczny przetarg niestety nie rozwiąże problemu. Proces przedkomercyjnych zamówień publicznych, zwany PCP (Pre-Commercial Procurement), przychodzi tutaj z istotnym wsparciem. Pozwala on, w określonych ramach, zamawiać prace badawczo-rozwojowe (B+R) u kilku konkurujących wykonawców, by szybko dojść do działających prototypów. Korzysta z tego między innymi europejski projekt SHIELD PCP, rozwijający technologie ochrony zatłoczonych miejsc. PCP to wieloetapowy proces, który może wydać się skomplikowany, ale warto go poznać. W tym artykule wyjaśniamy, jak wygląda krok po kroku.

Dlaczego powstało PCP

W obszarach o wysokiej odpowiedzialności, takich jak bezpieczeństwo publiczne, sektor energetyczny, ochrona zdrowia czy transport, problemem bywa nie tyle brak technologii jako takiej, ile brak rozwiązań dopasowanych do konkretnych warunków operacyjnych. Opis produktu zawarty w specyfikacji technicznej i jego praktyczne możliwości integracji z innymi systemami w konkretnym środowisku to dwie zupełnie różne rzeczy. W efekcie instytucje zamawiające często stają przed dylematem: kupić rozwiązanie, które nie odpowiada potrzebom, czy uruchomić proces rozwojowy, aby te potrzeby realnie zaadresować?

Właśnie w tym miejscu pojawiają się zamówienia przedkomercyjne – narzędzie zaprojektowane po to, aby sektor publiczny mógł stymulować rozwój technologii, których rynek jeszcze nie dostarcza w formie gotowych, dojrzałych produktów.

Czym jest zamówienie przedkomercyjne (PCP)

PCP to zamówienie, w którym przedmiotem nie jest gotowy produkt, lecz usługi badawczo-rozwojowe prowadzące do opracowania i przetestowania prototypów. Istotą jest równoległa praca kilku wykonawców oraz selekcja najlepszych rozwiązań na kolejnych etapach.

PCP to narzędzie dla organów zamawiających do pozyskania usług badawczo-rozwojowych (i pod pewnymi warunkami związanych z nimi wyników prac B+R) od kilku konkurencyjnych dostawców technologii równolegle. Celem jest porównanie alternatywnych podejść do rozwiązań i identyfikacja tych najlepszych, a ponadto najbardziej konkurencyjnych finansowo propozycji, które pozwolą odpowiedzieć na potrzeby zgłoszone przez nabywców – wyjaśnia dr Beatriz Gómez Fariñas, Starszy Konsultant ds. Zamówień w Corvers Commercial & Legal Affairs.

Zamówienia przedkomercyjne zakładają podział ryzyka i korzyści na warunkach rynkowych między zamawiającym publicznym a dostawcami technologii oraz wyraźne oddzielenie tego procesu od komercyjnego wdrażania produktów końcowych – dodaje.

W praktyce oznacza to, że PCP:

• koncentruje się na rozwoju i weryfikacji rozwiązań (od koncepcji do prototypu i demonstracji),
• opiera się na rywalizacji i etapowej ocenie rezultatów,
• pozostaje oddzielone od zakupu komercyjnego (wdrożenia na szeroką skalę).

PCP krok po kroku: jak przebiega proces

Choć konkretne projekty mogą różnić się szczegółami, logika PCP pozostaje stała. Zanim rozpocznie się właściwe PCP, zamawiający przechodzi etap przygotowawczy, obejmujący rozpoznanie potrzeb i zdefiniowanie wyzwania. Dopiero po nim uruchamiany jest właściwy konkurencyjny proces PCP, który standardowo dzieli się na kolejne fazy prac B+R.

1. Etap przygotowawczy: doprecyzowanie potrzeb i dialog z rynkiem

Zanim rozpocznie się właściwe PCP, zamawiający:

• identyfikują główne wyzwania, które powinny zostać rozwiązane,
• analizują rynek i poziom dojrzałości dostępnych produktów,
• prowadzą konsultacje z potencjalnymi dostawcami technologii,
• wykonują analizy kosztów i korzyści, aby ocenić zasadność procesu.

Etap przygotowawczy ma kluczowe znaczenie, ponieważ od jakości identyfikacji potrzeb i związanej z nią analizy rynku zależą mierzalne kryteria oceny oraz plan testów. Pozwala on również ocenić, czy rynek będzie w stanie zaproponować rozwiązania, które da się realnie wdrożyć, a także który mechanizm zamówieniowy będzie w danym przypadku właściwy. Jeżeli analiza wykaże, że rozwiązanie nie istnieje jeszcze na rynku lub pozostaje dalekie od wdrożenia, zasadne będzie zastosowanie PCP. Jeżeli natomiast rozwiązanie jest już dostępne, właściwe będzie klasyczne zamówienie, a gdy znajduje się ono blisko wejścia na rynek – PPI. Etap przygotowawczy służy więc nie tylko doprecyzowaniu potrzeby, lecz także potwierdzeniu, czy PCP rzeczywiście jest odpowiednim podejściem.

W wielu projektach PCP etap ten obejmuje także konsultacje rynkowe (OMC – Open Market Consultations), które pozwalają zweryfikować założenia technologiczne, doprecyzować wymagania oraz lepiej rozpoznać możliwości rynku.

2. Uruchomienie postępowania: konkurencja i wybór wykonawców

Po etapie przygotowawczym PCP jest inicjowane poprzez publikację ogłoszenia przetargowego w Tenders Electronic Daily (TED). Jest to strona internetowa umożliwiająca bezpłatny dostęp do ogłoszeń o zamówieniach publicznych publikowanych w Unii Europejskiej, w Europejskim Obszarze Gospodarczym oraz w innych krajach.

Firmy (samodzielnie lub w konsorcjach) składają oferty zgodnie z wymaganiami dokumentacji, a najlepiej ocenione propozycje obejmuje się umową ramową, która porządkuje udział w kolejnych fazach.

3. Trzy fazy PCP: od projektu rozwiązania do demonstracji

Dopiero po zakończeniu etapu przygotowawczego rozpoczyna się właściwy proces, realizowany w kolejnych fazach. Typowe PCP obejmuje trzy fazy:

• Faza 1: Projektowanie rozwiązania
  Dopracowanie koncepcji, architektury, planu badań i testów
• Faza 2: Wdrożenie prototypu
  Wytworzenie prototypów oraz pierwsze weryfikacje funkcjonalności w warunkach laboratoryjnych
• Faza 3: Walidacja i demonstracja rozwiązań
  Testy i demonstracje w warunkach możliwie zbliżonych do realnych, przeprowadzenie testów pilotażowych

Po każdej fazie wykonawcy przygotowują oferty dotyczące tego, jak ich rozwiązanie będzie rozwijane w kolejnej fazie. Przykładowo po zakończeniu fazy pierwszej dostawcy, którzy spełnili minimalne warunki, są zapraszani do składania ofert do fazy drugiej. Przechodzą do niej te rozwiązania, które zostały najlepiej ocenione na podstawie złożonych ofert oraz dotychczasowych rezultatów. Dzięki temu zamawiający może porównywać równoległe podejścia i stopniowo ograniczać ryzyko wyboru rozwiązania, które nie sprawdziłoby się w praktyce.

Przejście do zakupu komercyjnego (PPI)

Cały proces zamówienia przedkomercyjnego kończy się na fazach B+R i prototypowania. Jeżeli w wyniku PCP powstaną rozwiązania gotowe do wejścia na rynek, zamawiający mogą uruchomić zamówienia publiczne na innowacje (PPI – Public Procurement of Innovative Solutions), aby dokonać zakupu komercyjnego. Jest to już odrębne postępowanie z nowym ogłoszeniem i osobną procedurą obejmujące pozyskanie rozwiązań wdrożonych rynkowo.

SHIELD PCP: przykład w obszarze ochrony miejsc publicznych

Mechanizm PCP jest szczególnie przydatny tam, gdzie potrzeby operacyjne są złożone, a wymagania dotyczą m.in. integracji wielu źródeł danych, pracy w czasie rzeczywistym, odporności na zakłócenia oraz współpracy wielu interesariuszy. Z takim kontekstem mierzy się SHIELD PCP – współkoordynowany przez Polską Platformę Bezpieczeństwa Wewnętrznego projekt finansowany ze środków UE, którego celem jest zaangażowanie nabywców i praktyków bezpieczeństwa w rozwój technologii odpowiadających na realne potrzeby ochrony przestrzeni publicznych. Geneza tego projektu sięga jednak wcześniejszych prac prowadzonych w ramach projektu SHIELD4CROWD.

Od SHIELD4CROWD do SHIELD PCP

Projekt SHIELD4CROWD stworzył podstawy dla dalszych działań realizowanych następnie w projekcie SHIELD PCP. To właśnie w nim określono wspólny kontekst operacyjny oraz zidentyfikowano główne wyzwania, które wyznaczyły kierunek kolejnego etapu prac.

W ramach SHIELD4CROWD zdefiniowano finalny przypadek użycia przedstawiający problemy, z jakimi mierzą się praktycy i ich główne wyzwania. Następnie wskazano dwa kierunki działań:

• Opracowanie technologii wykrywania broni (noży, broni palnej itp.) oraz podejrzanych zachowań bez zakłócania przepływu osób w miejscach publicznych, takich jak środki transportu publicznego.
• Rozwój technologii zapewniającej skuteczną koordynację i współpracę między interesariuszami (w szczególności organami ścigania), m.in. z wykorzystaniem modelu digital twins, mapowania zdarzeń w czasie rzeczywistym, komunikacji, monitorowania mediów społecznościowych czy symulacji tłumu.

W ten sposób SHIELD4CROWD dostarczył podstaw dla dalszych prac w projekcie SHIELD PCP, w którym zidentyfikowane wyzwania zostały przełożone na wymagania dla rozwiązań rozwijanych w ramach procesu przedkomercyjnych zamówień publicznych.

Etap przygotowawczy projektu SHIELD PCP obejmował również konsultacje rynkowe (OMC). Pozwoliły one doprecyzować wymagania, kryteria oceny oraz sposób testowania rozwiązań, a zarazem lepiej rozpoznać możliwości rynku. Dzięki temu dalsze przygotowanie postępowania może opierać się na bardziej realistycznych założeniach technologicznych i organizacyjnych. W ten sposób stworzono podstawy do uruchomienia kolejnych etapów procesu PCP.

Co zyskują zamawiający, wykonawcy i społeczeństwo

PCP przynosi korzyści kilku grupom interesariuszy:

• Zamawiający publiczni zyskują możliwość rozwoju technologii odpowiadających na ich rzeczywiste wyzwania operacyjne. Udział w procesie PCP pozwala im przy tym wcześnie przekazywać informacje zwrotne i wpływać na kierunek rozwoju rozwiązań. Ważnym efektem jest też planowanie interoperacyjności od początku oraz ograniczanie ryzyka uzależnienia od jednego dostawcy.
• Dostawcy technologii mogą przyspieszyć prace rozwojowe i lepiej dostosować ofertę do wymagań rynków publicznych, pracując na jasno zdefiniowanych scenariuszach użycia.
• Społeczeństwo korzysta pośrednio dzięki efektywniejszemu wydatkowaniu środków publicznych oraz potencjalnemu wzrostowi skuteczności ochrony życia i zdrowia.

Korzyści te wynikają ze specyfiki mechanizmu PCP – uporządkowanego i konkurencyjnego sposobu zamawiania innowacji. W jego ramach sektor publiczny finansuje prace B+R prowadzące do prototypów, a następnie, jeśli rozwiązania osiągną dojrzałość rynkową, może przejść do zakupu komercyjnego w odrębnym postępowaniu (PPI).

Przykład SHIELD PCP, oparty na doświadczeniach i fundamentach wypracowanych w SHIELD4CROWD, pokazuje, jak w praktyce przejść od zidentyfikowanej potrzeby operacyjnej i wspólnego scenariusza do procesu, który ma realną szansę zakończyć się użytecznym, zweryfikowanym prototypem.

Polska Platforma Bezpieczeństwa Wewnętrznego (PPBW) od lat angażuje się w procesy opracowywania i wdrażania nowych rozwiązań dla bezpieczeństwa, łącząc środowiska naukowe i biznes ze służbami. Jeśli poszukujesz doświadczonego partnera w tego rodzaju działaniach, skontaktuj się z nami (sekretariat@ppbw.pl).

Zapraszamy do śledzenia aktualności na naszej stronie oraz profili PPBW i SHIELD PCP na LinkedIn, aby być na bieżąco z dalszym przebiegiem procesu PCP w ramach projektu.