Komunikacja jest najważniejsza, a ENLETS jest tego świetnym przykładem

Dobre pomysły to klucz do innowacji, ale im bardziej skomplikowane są badania i proponowane rozwiązania, tym osiągnięcie celu staje się trudniejsze. W takiej sytuacji to komunikacja jest tym czynnikiem, który pozwala projektom realizować swoje założenia. Niczym olej, bez którego silnik nie może pracować. Jak to wygląda w praktyce?

Ponieważ często realizujemy zadania zawiązane z komunikacją, zdarza się też, że otrzymujemy pytania o to, na czym ona w istocie polega. Poniżej odpowiadamy na to pytanie, korzystając z przykładu jednej z naszych bardziej złożonych inicjatyw, w której pełnimy również funkcję Sekretariatu, a mianowicie projektu ENLETS, czyli Europejskiej Sieci Służb z Obszaru Technologii [ang.: European Network of Law Enforcement Technology Services].

Tytułowe stwierdzenie, że „komunikacja jest najważniejsza” jest rzecz jasna dość odważne, zwłaszcza gdy otoczeni jesteśmy wybitnymi specjalistami w swoich dziedzinach. To ich wiedza i doświadczenie sprawiają, że efekty prac mogą stać na wysokim poziomie. Niemniej, już od lat obserwując wiele zaawansowanych projektów w realizacji, widzimy dobrze, jak istotną rolę spełnia ułatwienie wymiany myśli w zespole i docieranie do odbiorców.

ENLETS jest świetnym przykładem tego, jak ambitne cele mogą być realizowane dzięki przemyślanej komunikacji. Polska Platforma Bezpieczeństwa Wewnętrznego (PPBW) pełni rolę Sekretariatu ENLETS i zajmuje się między innymi właśnie ułatwianiem dostępu do informacji pomiędzy zaangażowanymi stronami.

Niedawno w Atenach odbyła się konferencja zamykająca projekt i-LEAD oraz towarzyszące jej sesje poświęcone ENLETS. Dały one okazję do wielu podsumowań i skłoniły również nas do zebrania naszych doświadczeń w tym artykule. Tym sposobem chcielibyśmy nie tylko wskazać główne sfery, w których działania związane z komunikacją w ramach ENLETS są prowadzone, ale także rozjaśnić jaką rolę pełni sekretariat w dużym projekcie.

Wsparcie

Choć zazwyczaj aktywność działu komunikacji kojarzy się z kierowaniem przekazu na zewnątrz, w pierwszej kolejności musi się on zająć wewnętrzną wymianą informacji. W przypadku dużych inicjatyw ta przestrzeń może być szczególnie narażona na awarie.

ENLETS został powołany w 2008 roku, aby wzmocnić związki organów ścigania z innowacyjnymi technologiami. W kolejnych latach inicjatywa ta szybko się rozrastała, osiągając do dzisiaj około 600 członków z 32 krajów. Przy tak szybkim rozwoju komunikacja wewnętrzna musi być usystematyzowana i wsparta organizacją spotkań, konferencji, szkoleń itp. Tworzenie szablonów, dokumentów, a nawet infografik oraz koordynowanie kanałów komunikacji wewnętrznej i dbanie o to, by każdy był dobrze poinformowany to niezwykle ważne, ale też czasochłonne zadania.

Właśnie dlatego w 2020 roku PPBW objęło rolę Sekretariatu ENLETS i służy swoją pomocą na każdym z etapów prac. Wracając do metafory z silnikiem, którym w projekcie są partnerzy i interesariusze wnoszący element merytoryczny, Polska Platforma pełni funkcję oleju, który ma za zadanie zmniejszenie tarć i zwiększenie wydajności maszyny. Olej nie może, co prawda, znacząco wpłynąć na efekty pracy silnika, ale bez niego, sam silnik nie jest w stanie funkcjonować.

Rozpowszechnianie

Wypracowane rozwiązania wymagają z kolei skutecznego rozpowszechnienia na zewnątrz. Niestety, choć dzisiejsze technologie ułatwiły nam wzajemne nawiązywanie kontaktu, coraz trudniej jest dotrzeć do odbiorcy i przykuć jego uwagę. Publikowane informacje muszą też reprezentować odpowiedni poziom zarówno pod względem merytorycznym, redakcyjnym, jak i estetycznym.

Nikt nie oczekuje, że eksperci będą przy okazji posiadali umiejętności atrakcyjnego przedstawiania rezultatów swojej pracy szerokiej publiczności. To także zadanie dla sekretariatu zajmującego się komunikacją. Naszym zadaniem jest tutaj nie tylko przekazanie skomplikowanych tematów za pomocą prostego i zrozumiałego dla wszystkich języka. Musimy również określić grupy docelowe i kanały, którymi do nich dotrzemy.

Myślenie szablonowe może tu łatwo zawieść. W wielu wypadkach to bowiem dobrze przemyślany komunikat do wąskiego grona odbiorców będzie znacznie skuteczniejszy, niż rutynowa treść pokazana szerokiej, ale przypadkowej publiczności. W tym zakresie kreatywność i innowacyjność jest niezastąpiona.

W przypadku ENLETS nowatorskie dokonania zespołów ekspertów w Tematycznych Grupach Roboczych (tzw. TIG) są oczywiście kluczowe. Tym bardziej zasługują na dobrze przeprowadzoną komunikację zewnętrzną, gdyż ta umożliwia poszerzenie zakresu użytkowników opracowywanych rozwiązań albo powiększa świadomość decydentów na temat wyzwań, z którymi muszą sobie radzić praktycy i naukowcy. To niezbędny czynnik pomiędzy rezultatem badań a faktyczną zmianą w naszej rzeczywistości.

Rada

Właściwie dobrany sekretariat to znacznie więcej niż tylko tworzenie dokumentów, filmów i organizacja spotkań. Wieloletnie doświadczenie pracy przy różnych projektach pozwala PPBW oferować też wiedzę ekspercką. W praktyce finansowanie publiczne to bardzo skomplikowany proces. Bardzo trudno poruszać się w tej przestrzeni, posiadając wyłącznie dobry pomysł i szczere chęci.

Sekretariat mający na swoim koncie wiele zrealizowanych z sukcesem projektów może pomóc uniknąć wpadek i komplikacji, z którymi zazwyczaj zmagają się mniej doświadczone zespoły.

Z perspektywy sekretariatu powyższy schemat współpracy jest fascynujący, gdyż pozwala współpracować z wieloma ekspertami w ważnych dziedzinach. Wspaniale jest obserwować, jak nasze doświadczenie może ułatwiać całemu zespołowi osiąganie jego celów i wspierać TIG-i w dążeniu do rezultatów mających realny wpływ na poprawę naszego bezpieczeństwa. Wsparcie przy organizacji warsztatów i konferencji, takich jak Industry and Research Days oraz opracowanie spójnej Strategii Komunikacji, by scementować cele projektu, mogą się nie wydawać równie przełomowe, jak aktywna walka z zagrożeniami dla społeczeństwa, ale pełnienie funkcji oleju w takim silniku może napawać dumą.

Na koniec powróćmy do metafory silnika. ENLETS jest tylko jednym z elementów znacznie bardziej złożonej maszyny. W jej ramach liczne inicjatywy działają jednocześnie na rzecz podobnych celów. Od czasu do czasu wymaga ona przeglądu, napraw i udoskonaleń, aby działała płynnie i bez przerw. PPBW z chęcią udziela się w tym zakresie i oferuje swoją pomoc w naoliwieniu tej maszyny.