Obowiązki:

• organizacja podróży krajowych i zagranicznych dla pracowników oraz gości,
• zamawianie biletów kolejowych i lotniczych, rezerwacja noclegów,
• rozliczanie delegacji służbowych krajowych i zagranicznych,
• pozyskiwanie dokumentów księgowych związanych z realizowanymi zakupami oraz weryfikacja ich prawidłowości,
• komunikacja mailowa i telefoniczna z hotelami i liniami lotniczymi, głównie w języku angielskim
• optymalizacja kosztów/przestrzeganie zasad kwalifikowalności wydatków przy zachowaniu wysokiej jakości obsługi, bezpieczeństwa i standardu podróży,
• opisywanie dowodów księgowych zgodnie z wewnętrznymi regułami,
• identyfikowanie płatności na wyciągach bankowych,
• kompletowanie dokumentacji wydatków wg wewnętrznych zasad, prawidłowa archiwizacja cyfrowa i papierowa dokumentacji,
• współpraca i komunikacja z innymi działami organizacji,
• dodatkowo: wsparcie w organizacji spotkań i konferencji (poszukiwanie i rezerwowanie hoteli i sal konferencyjnych, zamawianie cateringu, itp.),
• dodatkowo: wsparcie w innych zadaniach o charakterze administracyjnym i rozliczeniowym.

Wymagania:

• doświadczenie zawodowe w organizacji krajowych i zagranicznych podróży służbowych,
• znajomość przepisów w zakresie rozliczania delegacji,
• praktyczna znajomość obsługi Pakietu MS Office (w szczególności Excel),
• znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie w stopniu bardzo dobrym,
• zdolność analitycznego myślenia, predyspozycje do wykonywania pracy związanej z rozliczaniem kosztów,
• dobra organizacja pracy własnej i motywacja do osiągnięcia zamierzonego celu,
• dokładność, skrupulatność, sumienność w wykonywaniu zleconych zadań, wytrwałość,
• umiejętność pracy w zespole, doskonałe umiejętności komunikacyjne, przyjazne usposobienie.

Oferujemy:

• zatrudnienie na umowę o pracę w dynamicznie rozwijającej się organizacji,
• dobre relacje w zespole i pozytywną atmosferę,
• możliwość rozwoju i uczestniczenia w ciekawych projektach międzynarodowych i krajowych,
• możliwość przystąpienia do prywatnej opieki medycznej,
• możliwość uczestnictwa w zajęciach sportowych,
• dofinansowanie Karty Multisport,
• przestronne biuro w centrum Poznania.

Wszystkie zainteresowane osoby prosimy o przesłanie CV na adres mailowy: sekretariat@ppbw.pl Pracodawca zastrzega sobie prawo do odpowiedzi na wybrane zgłoszenia.

W CV prosimy o umieszczenie zgody na przetwarzanie danych osobowych o następującej treści:

 „Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Stowarzyszenie Polska Platforma Bezpieczeństwa Wewnętrznego w celu rekrutacji na stanowisko: Specjalista/stka ds. Organizacji Podróży Służbowych. Jednocześnie oświadczam, że przekazuję moje dane osobowe całkowicie dobrowolnie.

Polska Platforma Bezpieczeństwa Wewnętrznego poszukuje do współpracy ekspertów zajmujących się tematyką zagrożeń hybrydowych, w tym w szczególności w takich obszarach jak:

• dezinformacja i fake newsy (w ujęciu prawnym, etycznym i technologicznym),
• cyberzagrożenia (w ujęciu prawnym, etycznym i technologicznym),
• zagrożenia dla infrastruktury krytycznej kraju,
• zagrożenia ekonomiczne,
• wzmacnianie odporności obywateli na zagrożenia hybrydowe.

Praca w języku angielskim.

Oferujemy:

• pracę w ramach projektu EU-HYBNET (https://euhybnet.eu) – międzynarodowy projekt pod przewodnictwem Komisji Europejskiej,
• zatrudnienie na umowę zlecenie (w przypadku epizodycznych zleceń) lub umowę o pracę na określoną ilość godzin miesięcznie (w przypadku długotrwałej współpracy),
• możliwość angażowania się w nowe krajowe i międzynarodowe projekty oraz inicjatywy w obszarze zagrożeń hybrydowych podejmowane przez PPBW.

Wszystkie zainteresowane osoby prosimy o przesłanie CV na adres mailowy: sekretariat@ppbw.pl. Pracodawca zastrzega sobie prawo do odpowiedzi na wybrane zgłoszenia.

W CV prosimy o umieszczenie zgody na przetwarzanie danych osobowych o następującej treści: „Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Stowarzyszenie Polska Platforma Bezpieczeństwa Wewnętrznego w celu rekrutacji na stanowisko: Ekspert w obszarze zagrożeń hybrydowych. Jednocześnie oświadczam, że przekazuję moje dane osobowe całkowicie dobrowolnie”.

The Polish Platform for Homeland Security is looking to employ a full-time Communication Specialist to integrate within a growing, thriving Communication Team based in the heart of Poznań.

We are searching for a dynamic and enthusiastic Communications Specialist to manage external and internal communications.

A positive attitude and can-do mentality will help you thrive and drive projects forward – increasing security capacities and helping to maximise innovation uptake.  

The successful candidate will work on various communication tasks that support effective and broad dissemination of project actions and results. The topics and themes of the work will cover varied domains, but will all be security-focused.

The Role

Provides a fantastic chance to engage and collaborate with leading innovation initiatives in areas pertinent to EU security.

The successful candidate will work as part of a team to create and implement content and materials to be consumed by practitioners and researchers across the EU.

The position may involve travel to help showcase the work delivered in projects and to build relations with multi-disciplinary actors from across the EU.

Requirements:

• A self-starter that is driven and is happy to work autonomously
• Excellent verbal and written communication skills (English) – Polish preferable but not mandatory
• Prior experience working in a communication position
• A passion for communication and engagement
• Ability to create and edit articles, press releases and social media posts
• Knowledge of content management systems (WordPress, Joomla, etc, and/or basic HTML
• Familiarity with PowerPoint, Microsoft Word, Microsoft Outlook and Microsoft Excel
• Awareness of current trends in online communication, marketing and public relations
• An ability to interact and engage colleagues remotely
• A solution-focused mentality

Nice to have:

• Familiarity with Adobe graphic programmes and/or online graphic editors, eg. Canva
• Communication-related student (eg. marketing, public relations, journalism etc.)
• An understanding and knowledge of technology and innovation
• Experience working the security sector
• Awareness of EU funded projects, specifically H2020, Horizon Europe and the ISF

Responsibilities:

• Creating interesting and engaging content to attract new followers of projects and initiatives managed by PPHS
• Liaising with colleagues to organise interviews and prepare suitable communication materials
• Organising events and conferences
• Administration of website content (creation/editing/adjusting)
• Creating content for social media
• Researching and identifying suitable copy for dedicated initiatives
• Preparation of project Newsletters and Press Releases
• Preparing simple graphic materials
• Building relations and establishing contacts across multiple security domains
• Maintain communication stability, including in cases of crisis

Position Offering:

• Employment contract for one year later for an indefinite period (following an initial probation period)
• Work in a well-coordinated and growing team
• Opportunity to develop and participate in European projects commissioned by the European Commission
• Work in English in an international environment
• Possibility to implement your ideas and solutions
• Work in a spacious office in the centre of Poznań
• Co-financing for the Multisport Card and sports activities held once a week in the office
• Possibility of joining private medical care

In your CV, please include the consent to the processing of personal data with the following content: „I hereby consent to the processing of my personal data by the Polish Platform for Homeland Security in order to recruit for the position of Communication Specialist. At the same time, I declare that I provide my personal data completely voluntarily.”

Polska Platforma Bezpieczeństwa Wewnętrznego, jako prężnie rozwijająca się organizacja, poszukuje nowego członka zespołu, który będzie odpowiedzialny za przygotowywanie ofert w odpowiedzi na krajowe, ale przede wszystkim międzynarodowe przetargi ogłaszane przez Komisję Europejską i Organizację Narodów Zjednoczonych. PPBW współpracuje z wieloma ekspertami w dziedzinach związanych z bezpieczeństwem, których wiedzę i doświadczenie można wykorzystać w odpowiedni sposób, poprzez usługi doradcze i szkoleniowe.

Ekspert ds. Ofertowania Międzynarodowego

Miejsce pracy: Poznań (nie oferujemy pracy zdalnej)

Poszukujemy osoby, która będzie odpowiedzialna za:

• monitorowanie przetargów- w szczególności ogłaszanych przez ONZ, Komisje Europejską i NATO,
• przegląd specyfikacji i dokumentacji przetargowej,
• przygotowywanie ofert w odpowiedzi na przetargi,
• koordynację procesu tworzenia ofert we współpracy z ekspertami,
• współtworzenie budżetu oferty,
• udział w przygotowaniu materiałów reklamowych i promocyjnych.

Oczekujemy:

• bardzo dobrej znajomości języka angielskiego (w mowie i piśmie),
• doświadczenia w pracy na podobnym stanowisku,
• samodzielności, wielozadaniowości, umiejętności analitycznego myślenia,
• umiejętności komunikacji werbalnej i pisemnej,
• silnych umiejętności społecznych – umiejętności budowania i podtrzymywania dobrych relacji interpersonalnych; umiejętności budowania relacji partnerskich wewnątrz i na zewnątrz zespołu,
• biegłej znajomości programów Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint),
• umiejętności rozwiązywania problemów i gotowości do podejmowania decyzji.

 Oferujemy:

• umowę o pracę,
• dobre relacje w zespole i pozytywną atmosferę,
• możliwość rozwoju i uczestniczenia w międzynarodowych projektach,
• pracę w języku angielskim w międzynarodowym środowisku,
• przestronne biuro w centrum Poznania,
• dofinansowanie do Karty Multisport,
• możliwość przystąpienia do prywatnej opieki medycznej i zajęć sportowych odbywających się raz w tygodniu w biurze.

Wszystkie zainteresowane osoby prosimy o przesłanie CV na adres mailowy: sekretariat@ppbw.pl Pracodawca zastrzega sobie prawo do odpowiedzi na wybrane zgłoszenia.

W CV prosimy o umieszczenie zgody na przetwarzanie danych osobowych o następującej treści:

 „Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Stowarzyszenie Polska Platforma Bezpieczeństwa Wewnętrznego w celu rekrutacji na stanowisko Ekspert ds. Ofertowania Międzynarodowego. Jednocześnie oświadczam, że przekazuję moje dane osobowe całkowicie dobrowolnie.”