Od dobrej koncepcji do skutecznego projektu w Horyzoncie Europa

Sukces w Horyzoncie Europa zaczyna się dużo wcześniej niż na etapie pisania wniosku. Kluczowa jest dojrzała koncepcja projektu: spójna, wykonalna i w pełni odpowiadająca na wymagania tematu oraz oczekiwania Komisji Europejskiej. O tym, jak ją budować i dlaczego to ona przesądza o ocenie, rozmawiano podczas dnia informacyjnego KPK w Warszawie.

Wydarzenie „Ostatnia prosta w Horyzoncie Europa – wykorzystaj swoją szansę”, zorganizowane przez Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE, poświęcone było praktycznym aspektom skutecznego udziału w programie w końcówce perspektywy 2021–2027. Jednym z istotnych elementów spotkania była dyskusja skoncentrowana na strategicznym podejściu do projektowania wniosków. Już kolejny raz, uczestniczyliśmy w tym wydarzeniu, żeby podzielić się naszymi doświadczeniami i zachęcać polskie organizacje do skorzystania z szansy, jaką dają programy Unii Europejskiej.

Perspektywa PPBW

Polską Platformę Bezpieczeństwa Wewnętrznego w wydarzeniu reprezentowali Rashel Talukder, dyrektor zarządzający oraz Natalia Jarmużek-Troczyńska, starszy manager ds. realizacji projektów. Uczestnicząca w panelu „Od pomysłu do wysokiej oceny – jak projektować wnioski do programu Horyzont Europa” Natalia Jarmużek-Troczyńska, tak opisywała drogę do sukcesu w programie:

Z mojego doświadczenia wynika, że najważniejsza jest przemyślana koncepcja wniosku, która przechodząc kilka iteracji nabiera pełnego kształtu. Przygotowanie jej wymaga czasu, wielu rozmów z ekspertami w danym temacie, spotkań i weryfikacji – zarówno w zespole, jak i z partnerami oraz praktykami z różnych krajów. Koncepcja musi w pełni odpowiadać na wymagania Komisji Europejskiej. Każde zdanie w opisie tematu powinno znaleźć swoje odzwierciedlenie w projekcie. To ona staje się naszym drogowskazem, definiuje, co chcemy zrobić, dlaczego, jak i z kim, i zapewnia, że projekt odpowiada na realne potrzeby praktyków oraz jest wykonalny w szerszym, europejskim kontekście.

Mocna koncepcja opiera się także na rzetelnych i starannie dobranych partnerach. Zaufanie, wcześniejsze doświadczenia we współpracy oraz rozpoznawalność pracy partnerów są równie istotnym elementem budowania konkurencyjnego wniosku.

Kluczowe elementy konkurencyjnego projektu

Na bazie wieloletniego doświadczenia pracy w projektach finansowanych przez Unię Europejską, możemy wymienić kilka kluczowych elementów wpływających na konkurencyjność wniosku:

• Koncepcja jako fundament – rozwijana etapami, iteracyjnie, w dialogu z ekspertami i praktykami; staje się „drogowskazem” projektu i porządkuje logikę działań oraz rezultaty.
• Zgodność z wymaganiami tematu – projekt powinien konsekwentnie „odpowiadać” na zapisy konkursu; opis tematu musi mieć przełożenie na plan prac, rezultaty i uzasadnienie.
• Partnerstwa budują wiarygodność – kompetencje, zaufanie i wcześniejsze doświadczenia współpracy partnerów wzmacniają jakość i wiarygodność wniosku.
• Perspektywa międzynarodowa jako absolutna konieczność – projekt musi mieć zastosowanie w różnych krajach i być użyteczny dla praktyków międzynarodowych. Pokazanie, że rezultaty będą wykorzystywane globalnie, jest niezbędne, by wniosek był konkurencyjny.

Koordynacja projektów

W trakcie dyskusji pojawiło się też pytanie, czy warto koordynować projekty. Z naszego doświadczenia możemy powiedzieć, że korzyści przeważają, pomimo dodatkowych obowiązków i pracy niewidocznej na co dzień. Przejście do roli koordynatora było efektem budowania doświadczenia „krok po kroku”: od udziału w projektach jako partner, przez role liderskie, aż po pierwsze koordynacje. Pierwsze koordynacje (CYCLOPES i INDEED) były dla naszej organizacji etapem tego naturalnego rozwoju.

Rola koordynatora daje realny wpływ na cele i rezultaty projektu oraz umożliwia dobór partnerów. Oznacza też bliższą współpracę z Komisją Europejską, większą widoczność instytucji jako lidera i rozwój kompetencji zarządczych zespołu – podkreśla Natalia Jarmużek-Troczyńska.

Końcówka perspektywy finansowej 2021–2027 to ostatnia prosta, by w pełni wykorzystać możliwości programu – budować doświadczenie instytucji, rozwijać sieć partnerów i wzmacniać kompetencje zespołu, które będą procentować w kolejnych naborach. Warto wykorzystać tę szansę!

Zachęcamy do kontaktu instytucje, które myślą o włączeniu się w działania europejskie, ale nie wiedzą jeszcze, od czego zacząć. Chętnie pomożemy uporządkować pomysł i zaplanować pierwsze kroki.