CYRUS z perspektywy PPBW: czego nauczył nas projekt, który wymagał elastyczności, odwagi i współpracy

Projekt CYRUS był dla Polskiej Platformy Bezpieczeństwa Wewnętrznego nie tylko międzynarodową inicjatywą szkoleniową w obszarze cyberbezpieczeństwa, ale także ważnym doświadczeniem organizacyjnym. Pokazał nam dobitnie, że elastyczność, konsekwencja i gotowość do działania są równie ważne jak wiedza ekspercka.

CYRUS to europejski projekt skupiający się na wzmacnianiu odporności firm na cyberzagrożenia. W jego ramach odpowiadaliśmy za przygotowanie siedmiu modułów szkoleniowych w dwóch językach i różnych formatach (e-learning, webinary, kursy stacjonarne), ocenę wszystkich szkoleń oraz wspieraliśmy projekt na różnych etapach jego realizacji. Teraz, gdy po trzech i pół roku dobiegł końca, spoglądamy na przebytą drogę i podsumowujemy najważniejsze lekcje.

Z perspektywy czasu kluczowe okazują się bowiem nie tylko same rezultaty, ale także to, czego nauczyliśmy się, pracując w dynamicznym środowisku projektu unijnego. Przy ambitnych wskaźnikach, zmieniającym się konsorcjum i konieczności ciągłego dostosowywania działań do odbiorców CYRUS stał się dla nas sprawdzianem sposobu pracy. Pokazał, że skuteczna realizacja takich inicjatyw wymaga nie tylko wiedzy merytorycznej, ale też indywidualnego podejścia, szczególnie wtedy, gdy plan trzeba zmieniać.

Za tymi liczbami stoi codzienna, często niedostrzegana praca zespołów projektowych – podejmowanie decyzji, reagowanie na czynniki zewnętrzne i szukanie rozwiązań w warunkach, które rzadko są idealne. Zapraszamy do przeglądu wniosków z tej podróży.

Pochodzenie unikalnych uczestników szkoleń.

Odporność projektowa zaczyna się wtedy, gdy zmieniają się warunki

Model finansowania na poziomie 50% nie jest w projektach europejskich niczym wyjątkowym, ale dla organizacji non-profit stanowi realne wyzwanie. W praktyce oznacza konieczność zabezpieczenia znaczącego wkładu własnego i bardzo świadomego zarządzania zasobami. CYRUS był projektem właśnie tak współfinansowanym przez Komisję Europejską w ramach programu DIGITAL EUROPE.

Dla nas była to ważna lekcja planowania i odpowiedzialności. Takie projekty wymagają nie tylko dobrego pomysłu, ale też umiejętności szukania dostępnych instrumentów wsparcia i budowania stabilnego zaplecza finansowego. W tym przypadku udało nam się uzyskać wsparcie Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego w ramach programu „Projekty międzynarodowe współfinansowane”, bez którego nasz udział w CYRUS byłby niemożliwy.

Równolegle w trakcie projektu następowały zmiany w konsorcjum, wpływające na zakres odpowiedzialności poszczególnych partnerów. Tego rodzaju sytuacje mogą wywoływać niepewność w zespole, ale wymagają też zdecydowanych działań, aby ostatecznie zrealizować założenia inicjatywy. W naszym przypadku oznaczało to przejście z roli lidera zadania do lidera pakietu prac. Była to zmiana, która wymagała szybkiego dostosowania się, przejęcia szerszej odpowiedzialności i uporządkowania pracy zespołu w nowych warunkach.

Kluczowe okazały się otwartość i dobra komunikacja ze wszystkimi partnerami, pozwalające określić nową strategię – skuteczną i satysfakcjonującą dla całego konsorcjum. Traktujemy to jako naturalny element pracy projektowej. W międzynarodowych inicjatywach nie wszystko przebiega liniowo. Najważniejsze jest to, czy zespół potrafi w takich momentach działać dalej i utrzymać koncentrację na celu.

Szkolenie stacjonarne w Poznaniu.

Bezpłatne szkolenia to dostępność, ale także lekcja zaangażowania

W projekcie zdecydowano się na oferowanie szkoleń bezpłatnie. Taka decyzja zwiększa dostępność i pozwala dotrzeć do szerokiej grupy odbiorców, co w przypadku cyberbezpieczeństwa ma szczególne znaczenie.

Jednocześnie z perspektywy organizacji szkoleniowej oznacza to dodatkowe wyzwania. Na rynku funkcjonuje wiele bezpłatnych inicjatyw edukacyjnych, dlatego samo udostępnienie szkolenia nie gwarantuje zainteresowania ani zaangażowania uczestników.

To doświadczenie było dla nas ważną lekcją. Pokazało, że również przy bezpłatnych szkoleniach szczególnego znaczenia nabierają jakość treści, sposób komunikacji i umiejętność utrzymania uwagi odbiorców. Przy ambitnych celach proces tworzenia i promocji bezpłatnych szkoleń musi być prowadzony z taką samą starannością jak w przypadku działań odpłatnych, z dbałością o atrakcyjność wizualną, dynamikę i kreatywną komunikację.

E-learning to nie tylko platforma, ale cały proces

Jednym z najważniejszych obszarów projektu był dla nas rozwój e-learningu. CYRUS stworzył przestrzeń do testowania różnych rozwiązań: od wyboru platformy, przez strukturę kursów, po format materiałów i sposoby angażowania uczestników.

Część tych rozwiązań wynikała bezpośrednio z wymagań projektu: konieczności raportowania, zbierania danych, prowadzenia ocen wiedzy i wydawania certyfikatów. Inne były efektem naszych własnych poszukiwań i testów, w tym wykorzystania nowych narzędzi, także opartych na AI.

W ramach projektu przygotowaliśmy i oferowaliśmy siedem modułów szkoleniowych: cztery w języku polskim i trzy w języku angielskim. Wśród nich znalazły się szkolenia z podstaw cyberbezpieczeństwa, szyfrowania danych i ransomware, a także moduł dotyczący polityki bezpieczeństwa informacji, dostępny wyłącznie w języku polskim.

Najważniejszy wniosek z tego obszaru jest prosty: e-learning nie jest wyłącznie przeniesieniem szkolenia do internetu. To osobny proces projektowania doświadczenia uczestnika, który wymaga zarówno zaplecza technologicznego, jak i dydaktycznego.

Dodatkowym wyzwaniem było zebranie wszystkich szkoleń projektu na wspólnej platformie tak, aby z jednej strony oferować różne tematy, formaty i języki, a z drugiej możliwie ujednolicić środowisko kursowe i umożliwić spójną ocenę wszystkich szkoleń. W tym zakresie poszukiwanie złotego środka pomiędzy komfortem użytkowników a formalnymi wymogami projektu było dużym wyzwaniem dla zespołu.

Ocena, która pomaga podejmować lepsze decyzje

W projekcie odpowiadaliśmy za wspomnianą ocenę szkoleń, czyli obszar, który często traktowany jest jako obowiązek formalny. Naszym celem było jednak wykorzystanie jej jako narzędzia do realnego uczenia się.

W praktyce każda dodatkowa ankieta może jednak zniechęcać użytkownika i zmniejszać jego szansę na ukończenie kursu. Konieczne było więc poszukiwanie balansu pomiędzy komfortem odbiorców a formalnymi wymogami. Mimo to, przy skali kilku tysięcy uczestników otrzymaliśmy bardzo konkretny obraz tego, co działa, a co wymaga zmiany.

Skuteczna komunikacja zaczyna się bliżej odbiorcy

W projektach europejskich naturalnym językiem komunikacji jest angielski, co znacząco ułatwia koordynację działań. W CYRUS szybko zobaczyliśmy jednak, że w przypadku szkoleń skierowanych do konkretnych grup odbiorców warto wykonać dodatkową pracę i przejść na języki lokalne. Zmniejsza to dystans, buduje zaufanie i sprawia, że oferta edukacyjna staje się bardziej osadzona w rzeczywistości odbiorcy.

Wychodzenie naprzeciw odbiorcom oznaczało dla nas nie tylko dobór właściwego języka komunikacji, ale także elastyczne dostosowywanie treści i formy szkoleń do różnych grup zawodowych i branż. Ten sam moduł dotyczący podstaw cyberbezpieczeństwa był realizowany zarówno jako webinar, jak i szkolenie prowadzone na żywo, a każdorazowo uzupełniany o adekwatne treści oraz modyfikowany pod kątem kontekstu i potrzeb konkretnych uczestników.

Równolegle testowaliśmy różne podejścia do komunikacji i promocji szkoleń. Nie wszystkie intuicyjne rozwiązania okazywały się skuteczne. Część działań trzeba było modyfikować w trakcie, reagując na realne zachowania uczestników. Z czasem wypracowaliśmy podejścia, które działają, choć nie zawsze są oczywiste na starcie. Z całą pewnością skuteczna komunikacja w projektach edukacyjnych wymaga elastyczności, uważności i gotowości do ciągłego testowania.

Współpraca działa wtedy, gdy koncentrujemy się na rozwiązaniach

Wymienione wyzwania były dla nas szczególnie ważne, ale trzeba pamiętać, że każdy z partnerów miał własną perspektywę i mierzył się z własnymi trudnościami.

CYRUS był dla nas projektem wymagającym, ale jednocześnie bardzo rozwijającym. Niewątpliwie możemy pochwalić się osiągniętymi w nim sukcesami, ale równie istotne były dla nas trudności, potknięcia, a może i błędy, bo to ona nauczyły nas najwięcej. Wzmocniły nasze doświadczenie w obszarze szkoleń, e-learningu, oceny, komunikacji i współpracy międzynarodowej. Projekt pokazał też jasno, że nawet w trudnych warunkach można osiągać realne rezultaty, jeśli zespół potrafi działać elastycznie i konsekwentnie.

Jeżeli szukasz doświadczonego partnera do projektów edukacyjnych, badawczych lub wdrożeniowych w obszarze szeroko rozumianego bezpieczeństwa, zapraszamy do kontaktu z Polską Platformą Bezpieczeństwa Wewnętrznego.